Natłok zadań i obowiązków w pracy prawnika połączony z dużą odpowiedzialnością za poszczególne sprawy wymaga od prawnika dobrej organizacji pracy. Doświadczenie mówi mi, że to nie takie proste, mimo że brzmi banalnie.
Kalendarz prawnika
Bez wyjątku każdy prawnik ma kalendarz i na nim bazuje. Mój zawód to często praca 24h na dobę tak jak praca każdego adwokata, czy radcy prawnego, dlatego też potrzebuję kalendarza papierowego z oddzielną kartę dla każdego dnia z podziałem na godziny (najlepiej od 7:00 do 24:00).
Dokumentacja, poczta, akta sprawy
Praca prawnika to głównie praca z dokumentami (akta sprawy, pisma procesowe, umowy itd.). Każde pismo wpływające do kancelarii oraz wychodzące z niej powinno być zarejestrowane pod kątem daty wpływu czy wyjścia, nadawcy oraz odbiorcy, jak również sygnatury. Co ważne, wszystkie dokumenty trzeba przechowywać w uporządkowany sposób. Ważne jest opracowanie systemu segregowania oraz katalogowania dokumentacji, aby w każdym momencie znaleźć konkretny dokument, w konkretnej sprawie.
Pomysł na CRM
Im więcej klientów tym więcej terminów i dokumentów. Czasem nie łatwo było zapanować nad papierowym chaosem, terminami sądowymi (procesowymi, ustawowymi czy biegu przedawnienia). Lata doświadczenia to nie tylko grono stałych klientów, ale również wspólnicy, partnerzy i aplikanci.
Po wielu latach z pomocą przy organizacji pracy w mojej kancelarii przyszedł system informatyczny, czyli dedykowane oprogramowanie dla kancelarii prawniczej. Spośród dostępnych na runku IT systemów CRM i ERP zdecydowałem się na rozwiązanie, jakim jest CRM dla Kancelarii. Od kilku miesięcy pracujemy na nim i mogę powiedzieć, że nasza praca jest bardziej spokojna i przede wszystkim bardziej zorganizowana.
CRM w kancelarii prawnej
W dużym skrócie po wdrożeniu CRM każda kancelaria adwokacka, radcowska, windykacyjna czy notarialna zyska:
• możliwość szybkiego przyjrzenia się portfelowi klientów kancelarii;
• bieżący dostęp do planu dnia i zadań, kalendarze pracowników (np. sekretariatu czy biura podawczego) lub współpracowników (aplikantów, prawników, adwokatów czy radców prawnych);
• możliwość zlecania zadań użytkownikom systemu (integracja Google Calendar);
• funkcję powiadomień i przypomnień;
• dostęp 24h na dobę do prowadzonych spraw i co ważne dokumentów (skany) oraz kluczowych informacji dotyczących klientów;
• OCR dokumentacji i szybkie wyszukiwanie systemowe po treści zOCRowanych dokumentów;
• wewnętrzny czat;
• generator wzorców pism;
• wyszukiwanie klienta po numerze lub nazwie sprawy / kontaktu;
• raporty czasu pracy (deklaratywnego i faktycznego);
• moduł do obsługi poczty przychodząca i wychodząc;
• kontrola należności z płatności klienckich;
• rejestr umów, kontaktów i pełnomocnictw;
• alarmy czasy pracy – sprawdzanie rentowność umów ryczałtowych;
• rejestr kontaktów i korespondencji (przy kliencie) w panelu klienta;
• możliwość wysyłania wiadomości mail i SMS z systemu CRM.
Ile zaoszczędzamy dzięki CRM?
Praca zespołu mojej kancelarii jest bardziej efektywna zarówno czasowo, jak i jakościowo, a możliwości dostępu do systemu CRM, czyli do zawartych w nim danych i naszych Klientów w dowolnym miejscu, w każdej porze dnia i nocy daje naszej kancelarii nowe możliwości.
